Выбор редакции

Как работать с гугл документами (Google Docs) | ТОП-25 Полезных функций и лайфхаков

Как работать с гугл документами (1)

Обзор возможностей гугл документов

В этой статье мы расскажем о полезных дополнениях, инструментах и лайфхаках Google Docs, которые помогут вам сэкономить время и расширить свои возможности.

Пошаговые инструкции со скриншотами помогут даже новичкам быстро освоить нужные функции и возможности гугл документов.

Содержание:

Введение

Некоторые пользователи до сих пор считают, что бесплатные сервисы Google не заменят привычных десктопных редакторов. Но облачное хранилище Google и входящие в него приложения позволяют не только совершать большую часть привычных действий по редактированию документов и гибко настраивать нужные функции с помощью дополнений.

Функционал Google также даёт возможность открывать файлы из любой точки мира с любого устройства и работать над ними совместно с другими пользователями — достаточно зайти в гугл аккаунт.

Конечно, интерфейс Google Docs имеет свои особенности. С непривычки он может показаться менее удобным, чем тот же Word из пакета Microsoft Office. Но изучив его лучше, вы сможете оптимизировать работу настолько, что обычные редакторы текста вам будут просто не нужны.

back to menu ↑ back to menu ↑

№1 Список горячих клавиш

Перед началом работы в Google Docs в первую очередь изучите сочетания клавиш для вызова функций, которыми вы пользуетесь чаще всего. Чтобы отобразить их полный список в Google Диске или Google Документе, воспользуйтесь специальным сочетанием на клавиатуре.

1

Если у вас компьютер с ОС Windows — Ctrl + /

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

Если у вас техника Apple — Command + /

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

3

В зависимости от того, что у вас было открыто — Google Диск или отдельный Google Документ, откроется список клавиш, доступных для .

back to menu ↑ back to menu ↑

№2 Автоматическая конвертация

Позволяет автоматически конвертировать загруженные в Google Drive документы (например, вордовские .docx и .doc) в формат Google.

1

Откройте настройки Диска.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

На вкладке Общие поставьте галочку Преобразовывать загруженные файлы…

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

back to menu ↑ back to menu ↑

№3 Быстрая вставка ссылки

1

Выделите текст, который хотите сделать ссылкой.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

Нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl + K или Command + K для техники Apple.

3

Появится окно, в котором вы можете вставить ссылку, закладку, статью из результатов поиска в интернете или документ на своём Диске.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

Возможности команды

back to menu ↑ back to menu ↑

№4 Создание оглавления

Чтобы быстро добавить оглавление, нужно, чтобы заголовки и подзаголовки разделов статьи были правильно отформатированы.

Оформляются они просто:

1

Выделите текст, который хотите сделать заголовком.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

Перейдите в меню ФорматСтили абзацев, выберите уровень заголовка, а затем — Применить заголовок

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

После того, как таким образом будут оформлены все заголовки, можно создавать оглавление:

1

Выберите пункт меню ВставкаОглавление. Из двух вариантов оформления — с указанием страниц или со ссылками — выберите тот, который вам подходит.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

Оглавление появится в том месте, где стоял курсор мыши. Для того, чтобы обновить его (например, после редактирования документа и добавления новых заголовков), щелкните по тему левой клавишей мыши и нажмите значок в виде круглой стрелки.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

Результат

back to menu ↑ back to menu ↑

№5 Автозамена

Автозамена позволяет автоматически исправлять слова, в которых вы часто делаете ошибки или вставлять специальные символы. Также с её помощью можно быстро вводить часто используемые слова, на написание которых вы тратите много времени. Например, можно настроить её так, чтобы короткое слово хром в тексте автоматически заменялось на Chrome браузер.

1

Откройте меню ИнструментыНастройки

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

Укажите, что на что нужно заменять, нажмите ОК

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

Меню автозамены

back to menu ↑ back to menu ↑

№6 Автоматический перевод документа

Переводчик Google Translate работает не идеально. Но чтобы перевести статью, не содержащую сложных речевых оборотов или большого количества специальных терминов, вполне подходит. Стиль будет далёк от литературного, но достаточно адекватен, чтобы вникнуть в суть написанного.

1

Выберите пункт ИнструментыПеревести документ

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

Укажите, как должен называться переведённый документ, выберите нужный язык, нажмите Перевести

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

3

Результат будет сохранён на Google Диске.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

Переведенный документ

back to menu ↑ back to menu ↑

№7 Вставка подписи

Как правило, чтобы вставить подпись в Google Docs, используются дополнения. Но если не хочется их устанавливать, есть небольшой лайфхак — используйте встроенный инструмент Рисунок.

1

Кликните ВставкаРисунокНовый

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

В открывшемся окне кликните на значок, изображающий линию, выберите Рисованная

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

3

Отрисуйте свою подпись, нажмите Сохранить и закрыть

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

4

Изображение с подписью появится в документе.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

back to menu ↑ back to menu ↑

№8 Офлайн-доступ

Если соединение с интернетом нестабильно или вообще отсутствует — настройте синхронизацию. Копии файлов, хранящихся на Google Диске, будут открываться даже когда вы офлайн. После подключения к сети документы синхронизируются — все изменения отобразятся в оригиналах.

1

Откройте настройки Диска.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

На вкладке Общие в поле Офлайн доступ поставьте галочку Разрешить создание файлов и работу с недавними документами…

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

3

Увидеть копии файлов можно, открыв в браузере Google Chrome ваш Диск Открыть

4

При изменении документов будет отображаться сообщение Изменения сохранены в офлайн-режиме

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

Работа в офлайн-режиме

back to menu ↑ back to menu ↑

№9 Использование закладок

Это очень удобный инструмент для навигации по тексту, позволяет делать ссылки на определенные участки текста. После создания закладки можно разместить ссылку в любом месте вашего документа. В отличие от оглавления, закладки не привязаны к заголовкам и не зависят от форматирования.

1

Выберите текст, на который хотите поставить закладку.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

Кликните меню ВставкаЗакладка

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

3

После этого возле текста появится изображение флажка — это значит, что закладка создана. Кликнув на флажок, можно скопировать ссылку на неё: нажмите Ссылка, в контекстном меню выберите Копировать адрес…

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

4

Выделите текст, к которому хотите прикрепить ссылку на созданную закладку. Выберите пункт меню ВставкаСсылка

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

5

В открывшемся окне щелкните правой клавишей мыши в поле Ссылка, выберите в контекстном меню Вставить (или нажмите Ctrl + V на клавиатуре).

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

6

После вставки нажмите Применить

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

Финальный этап

back to menu ↑ back to menu ↑

№10 Пользовательский словарь

Google до сих пор не знает многих слов. Особенно это касается неологизмов, сленга и спецтерминов. Поэтому удобнее один раз потратить время, добавив их в словарь, чем постоянно отвлекаться на перепроверку.

1

Откройте ИнструментыПроверка правописанияПользовательский словарь

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

Тут вы можете посмотреть весь список слов в вашем словаре. Чтобы добавить новое, в соответствующем поле напишите нужное слово, нажмите Добавить, затем ОК

Как работать с гугл документами (Google Docs) | ТОП-25 Полезных функций и лайфхаков

3

Оно появится в словаре. Чтобы удалить слово, щелкните левой кнопкой мыши сначала на него, затем на иконку корзины.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

Удаление лишних слов

back to menu ↑ back to menu ↑

№11 Просмотр истории изменений

Поможет вспомнить, когда редактировали документ и какие изменения в него вносили. А при необходимости — восстановить старую версию.

1

Перейдите в меню ФайлИстория версийСмотреть историю версий

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

Справа откроется вся история. Для просмотра деталей кликните на значок в виде черного треугольника рядом с выбранной версией файла.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

3

Внесённые в это время правки будут выделены цветом.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

История редактирования документа

back to menu ↑ back to menu ↑

№12 Структура документа

Ещё один инструмент для быстрой навигации. Ссылки или дополнительные блоки в текст добавлять не нужно — структура отобразится в отдельном поле.

1

Выберите меню ВидПоказать структуру документа

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

Слева отобразится окно со списком заголовков. Если фраза не отформатирована, как заголовок, но стоит в начале раздела и выделена полужирным начертанием или подчеркиванием — она также отобразится в структуре.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

Структура документа

back to menu ↑ back to menu ↑

№13 Копирование документа с комментариями

Раньше при создании копии документа Google комментарии не сохранялись. Если нужно было их скопировать — это делали с помощью дополнений. Многие пользователи не знают, что теперь это можно сделать стандартными средствами.

1

Нажмите ФайлСоздать копию

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

В окошке копирования поставьте галочку Скопировать комментарии и советы

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

Ставим нужные галочки

back to menu ↑ back to menu ↑

№ 14 Использование Google Keep

Лайфхак для тех, у кого в браузере установлено это дополнение. С его помощью можно быстро вставлять в документ блоки текста, ссылки или картинки.

Google Keep Chrome Extension
Google Keep Chrome Extension
1

Кликните на значок Google Keeper на правой панели.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

Выберите сохранённую заметку, нажмите на три точки справа, чтобы открыть меню.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

3

Вставьте информацию, выбрав пункт Добавить в документ

back to menu ↑ back to menu ↑

№15 Найти и заменить

Этот инструмент — стандартный для большинства текстовых редакторов, поэтому в функционал Google Docs его тоже добавили.

1

Кликните ИзменитьНайти и заменить

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

Введите, что на что нужно заменить, в соответствующие поля. Чтобы вносить правки, нажимайте кнопки Следующее и Заменть

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

3

Чтобы сразу заменить указанный текст во всем документе, кликните Заменить всё

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

После нажатия произойдет автозамена

back to menu ↑ back to menu ↑

№16 Добавление сносок со ссылками

Искать нужные сайты можно прямо в окне Google Документа, не переключаясь на другую вкладку. И тут же добавлять в текст сноску со ссылкой на них.

1

Кликните ИнструментыРасширенный поиск

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

В открывшемся окне введите запрос, нажмите иконку лупы или клавишу Enter на клавиатуре.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

3

Поставьте курсор там, где хотите разместить сноску. Переведите курсор на выбранный результат web-поиска, кликните значок кавычек.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

4

После этого появится сноска со ссылкой на выбранный сайт.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

Сноска готова

back to menu ↑ back to menu ↑

№17 Очистка форматирования

При копировании фрагментов текста с разных сайтов их форматирование будет отличаться. Очистка формата  сбрасывает параметры текста, сохраняя при этом заголовки.

1

Выделите нужный текст.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

Перейдите к пункту ФорматОчистить форматирование

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

3

Для текста будут установлены параметры по умолчанию.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

Результат редактирования

back to menu ↑ back to menu ↑

№18 Голосовой ввод

Этот стандартный инструмент Google запишет заметку под вашу диктовку. Точность записи не 100%, но со своей задачей инструмент справляется.

1

Нажмите ИнструментыГолосовой ввод

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

Кликните на иконку микрофона.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

3

Начнется запись заметки, текст будет появляться на экране по мере обработки.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

Управление голосовыми командами

back to menu ↑ back to menu ↑

№19 Дополнительные шрифты

Даёт возможность установить шрифты из библиотеки Google Fonts. Этой библиотекой пользуется большинство приложений. Не устанавливайте лишнего — сначала поищите нужный шрифт в Google Fonts.

1

Кликните на поле выбора шрифта на панели инструментов, нажмите Другие шрифты

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

2

В открывшемся окне выбирайте шрифты, кликая на них. Когда добавите все нужные — нажмите ОК

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

Установка нужно шрифта

back to menu ↑ back to menu ↑

№20 Отправить уведомление пользователю о комментарии

При совместной работе над документом важно, чтобы пользователи, для которых вы оставляете комментарии, точно их прочитали. Вы можете отправить им уведомление на эл. почту.

1

Выделите текст, который хотите прокомментировать

2

Кликните ВставкаОставить комментарий

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

3

Введите текст комментария, затем — +. Выберите пользователя из отобразившегося списка.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

4

Поставив галочку Назначить задание вы оставите задание, о выполнении которого нужно будет сообщить.

Как работать с Google Docs быстрее и комфортнее: ТОП-25 инструментов и лайфхаков

Расширенная работа с комментариями

back to menu ↑ back to menu ↑

№21 Редактирование файлов MS Office

Редактирование файлов Office

Редактирование файлов Office

Если вы привыкли работать с пакетом Microsoft Office — установите это дополнение. С ним вы сможете редактировать файлы Word, Excel и PowerPoint в знакомом оформлении. При этом устанавливать MS Office не потребуется — дополнение работает независимо.

Будет доступен лишь минимальный набор инструментов. Зато вы сможете редактировать  документы с любого устройства — будь то стационарный компьютер, ноутбук, планшет или смартфон.

back to menu ↑ back to menu ↑

№22 Styles: настройка дизайна документа

как работать с гугл документами

Styles

Позволяет быстро настраивать стили оформления. В нём содержится 20 готовых шаблонов — с их помощью можно менять дизайн документа буквально в один клик.

Скачать дополнение из G Suite Marketplase Скачать Styles

back to menu ↑ back to menu ↑

№ 23 DocSecrets: защита частей документа паролем

как работать с гугл документами

DocSecrets

Это дополнение поможет скрыть часть текста — увидеть его смогут лишь те, кто знает пароль. Не стоит шифровать с его помощью важную коммерческую и финансовую информацию — специалист легко взломает такой документ. Но чтобы скрыть какие-то детали от обычных пользователей оно подходит отлично.

Скачать дополнение из G Suite Marketplase Скачать DocSecrets

back to menu ↑ back to menu ↑

№24 Text Cleaner: выборочная очистка формат

как работать с гугл документами

Text Cleaner

Как и стандартная функция очистки форматирования, помогает привести текст к единому виду. Но имеет более гибкие настройки — можно оставить или удалять отдельные элементы. Например, сохранить выделение текста курсивом или ссылки. Также есть функции для удаления табуляции, множественных пробелов, замены кавычек и т.д.

Скачать дополнение из G Suite Marketplase Скачать Text Cleaner

back to menu ↑ back to menu ↑

№25 Search & Navigate: удобная навигация

как работать с гугл документами

Search & Navigate

В отличие от встроенной функции отображения структуры, добавляет в карту текста наряду с заголовками также изображения и таблицы. Имеет свои собственные инструменты для создания закладок и поиска. Причем поиск удобнее, чем стандартный, т.к. отображает результаты в контексте.

Скачать дополнение из G Suite Marketplase Скачать Search & Navigate

back to menu ↑ back to menu ↑

Часто задаваемые вопросы

back to menu ↑ back to menu ↑

Где скачивать дополнения?

Их можно скачать в G Suite Marketplace Скачать в разделе Совместимые с Google Docs

back to menu ↑ back to menu ↑

Почему некоторые функции не работают?

Обратите внимание, что некоторые функции работают только в Google Chrome. В других браузерах они могут не поддерживаться или работать некорректно.
back to menu ↑

ВИДЕО: Все секреты работы с Google Документами

Как работать с гугл документами (Google Docs) | ТОП-25 Полезных функций и лайфхаков

Все секреты работы с Google Документами

Как работать с гугл документами (Google Docs) | ТОП-25 Полезных функций и лайфхаков

Мы будем рады и вашему мнению

      Оставить отзыв

      GeekHacker.Ru