ТОП-25 секретов и возможностей Excel: Самые полезные лайфхаки для работы

Знания возможностей Excel необходимы для продуктивной работы с программой. Обычно она используется как таблица и/или в качестве вычислительного сервиса.

Большая часть пользователей имеет некоторые общие представления по применению определенных знаний в процессе работы с Excel.

Однако, с точки зрения оптимизации рабочего и личного времени важно знать и внедрять дополнительные функциональные приемы.

?Обучение Excel и Гугл Таблицам. ТОП 20 Онлайн-курсов +5 Бесплатных ?

№1 Создать таблицу

Возможно вы не знали, но ячейки в программе не являются сами по себе таблицей. Можно использовать ячейки для написания данных, затем оформить их в единое целое.

Другой вариант предполагает создание таблицы, потом ее заполнение.

То есть, чтобы создать таблицу на базе заполненной информации, надо:

Создание таблицы значительно упрощает задачу переноса данных в другой документ. И работать с информацией так, чаще всего, гораздо проще.

№2 Выделить все ячейки одним нажатием

Выделяются все ячейки двумя способами:

• можно кликнуть на значок треугольника, располагающийся в углу над левым числовым столбцом и слева от буквенных значений;
• можно использовать комбинацию клавиш Ctrl и A.

Эти варианты равнозначны, а юзер сам выбирает более близкий ему путь выделения ячеек.

№3 Открыть два и более файла Excel одновременно

Читайте также:  [Инструкция] Как удалить пустую страницу, разрыв страницы и номер страницы в Ворде (Microsoft Word)

В рабочей практике нередко происходит ситуация, когда для сравнения документов или использования данных необходимо открыть два и более файла.

Можно упростить этот процесс и не кликать дважды на каждый из них для открытия.

Для этого все нужные файлы выделяют (с помощью одной мышки или с зажатием Control) и нажимают Enter.

Как результат, автоматически открываются файлы.

Для быстрого перехода с одного окошка к другому можно использовать Control+Tab.

№4 Добавить новые кнопки на панель быстрого доступа

Изначально на панели быстрого доступа располагается до трех значков.

Но при постоянной потребности в использовании каких-нибудь труднодоступных значков можно их туда добавить.

Для этого нажимают «файл» (располагается чуть ниже самой панели). Появляется окно, где в нижней части левой колонки имеется пункт «параметры».

Нажатие на него приводит к появлению двух колонок — одна отображает возможные варианты значков, а другая – уже имеющиеся на ней.

Для окончательного выбора выбираются необходимые пункты и жмется «добавить».

Теперь значок на панели быстрого доступа.

№5 Сделать диагональную линию в одной или нескольких ячейках

Читайте также:  [Инструкция] Как сделать скриншот на компьютере: Все возможные способы

При некоторых видах деятельности бывает необходимо вставить диагональную линию.

Это может разделить показатели времени и даты, а также вертикальные и горизонтальные шапки в таблицах.

Чтобы сделать это по отношению к одной ячейке, надо поставить курсор на нее и клацнуть правой кнопкой мыши.

В списке надо остановить выбор на «формат ячеек», где во вкладке «границы» надо будет выбрать значок диагональной линии.

Затем жмем «Ок».

№6 Копировать и перемещать ячейки, данные

Часто также необходимо быстро переместить информацию в другое место документа.

А вот группу ячеек или информацию из них сместить в нужную локацию не каждый сможет.

Итак, для смещения группы ячеек надо их выделить курсором и найти на границе место, где курсор станет знаком для перемещения (две пересекающиеся стрелки).

Используя этот значок, нужно перемещать ячейки до места назначения.

При желании перенести информацию в изначальном виде можно путем выделения ячеек, где она располагается.

Последующие действия — по предыдущей схеме перемещения (+ зажать Control) — переносим до нужной локации.

При этом информация скопируется — будь она изначально в таблице или просто в ячейках.

№7 Удалить пустые ячейки

Нередко пустые ячейки оказываются настоящей проблемой для пользователей.

Для избавления от пустых ячеек в Excel надо:

№8 Осуществление поиска и расширенного поиска

Для осуществления стандартного поиска по документу достаточно использовать комбинацию Control + F и ввести искомое слово (фразу).

А вот для расширенного поиска необходимы дополнительные знания. То есть, при неуверенности пользователя в каком-то символе можно поставить знак вопроса.

Если надо найти сам знак вопроса, то перед ним ставится знак «⁓».

При необходимости осуществить поиск слова или фразы, где неизвестных символов несколько, то используется знак «*».

При необходимости найти сам знак «*» надо перед ним поставить «⁓».

№9 Создать выборку

Читайте также:  ТОП-10 Лучших сервисов для демонстрации экрана: обзор приложений, инструкция как сделать трансляцию

Выборка создается — когда необходимо сортировать участников опроса или другого мероприятия.

Для этого надо перейти во вкладку «Данных» на верхней панели и клацнуть на «проверку данных», и из списка снова жмем на «проверку данных».

Там будет возможность делать настройки и способ сообщения не подходящему участнику об ошибке.

Это полезный навык, потому что при созданиях опросов необходимо проделать большую работу по подготовке. Нажатие нескольких кнопок обеспечит больше свободного времени для других деталей.

№10 Транспортировать данные

Лайфхаки Excel включают в себя и транспортировку данных.

Преимущество этого метода в исключительной скорости и простоте применения.

Для этого выделяется и копируется (Control +C) определенное количество строк в столбце. Затем выбирается ячейка, с которой будет начинаться строка с этими данными, на нее надо клацнуть правой кнопкой мыши.

Появится список, вверху него иконки, надо выбрать ту, что транспортирует (см. рисунок ниже).

Теперь информация полностью перенесена в строку.

№11 Скрыть информацию в Excel

Иногда нужно на время скрыть определенную часть текста для полноты и последовательности объяснения или других целей.

Для этого можно выделить объект, который пользователь желает скрыть.

Затем во вкладке на верхней панели необходимо найти «формат» (на рисунке справа). При его выборе появится список, где стоит навести курсор на пункт «скрыть и отобразить».

В списке по стрелочке предлагается: скрыть, строки, столбцы или лист (точно так же можно отобразить их заново здесь).

По выбору юзера нажимается нужный пункт, в результате нежелательная информация скрыта.

№12 Объединить текст при помощи знака &

Для объединения ячеек не обязательно действовать по старинке.

Можно просто поставить знак «=» в той ячейке, с которой объединение начнется, затем последовательно нажимать следующие клетки, ставя перед каждой знак «&».

Так можно поступать и со столбцами, в любой продолжительности и количестве последовательных окошек.

№13 Изменить регистр всего текста

Это делают с помощью вкладки под названием «формулы» на верхней панели экрана.

Там надо клацнуть на пункт со стрелочкой «текстовые».

Здесь появится предлагаемый список текстовых формул, также в нижнем пункте можно вставить свою функцию. Так, «ПРОПИСН» настроит программу на преобразование текста прописными буквами, а «СТРОЧН» — строчными.

Если же включить пункт «ПРОПНАЧ», то начало каждого слова будет написано с заглавной буквы.

№14 Внести нули в начало числового ряда

Многие пользователи программы уже отметили, что при вводе нуля или нескольких нолей перед числовым рядом, остается только ряд цифр.

Но при необходимости оставить ноль(и) непосредственно перед цифрами можно поставить знак апострофа «’».

№15 Ускорить ввод частых слов – заменить

При постоянной работе с длинными значениями, сложными словами или словосочетаниями много времени тратится на их набор.

Замена символов происходит после преодоления следующего пути:

№16 Автоподбор по столбцу

Очень часто бывает, что содержимое ячейки не умещается по заданной ширине, и пользователь видит решетки в ячейке.

Значения там уже есть, поэтому приходится вручную регулировать строку, чтобы открыть символы.

Но гораздо проще и быстрее сделать это при помощи автоматического подбора.

Надо всего лишь дважды клацнуть по линии между столбцами в самом верху.

Это приведет к автоматическому расширению ячейки под заданный размер ее содержимого.

То же самое можно сделать с группой ячеек или столбцов.

Для этого выделяется необходимый диапазон и дважды нажимается курсор на месте пересечения каких-то столбцов в шапке ячеек. Теперь ячейки расширены достаточно.

№17 Маркер

Часто получается, что надо ввести формулу, пользователь при помощи маркера заполнения тянет результаты вниз (как показано на рисунке выше).

Но при большом объеме таких выражений будет сложнее выделять столбец в тысячу и больше строк.

Поэтому есть вариант, после заполнения первого выражения, навести курсор на последнюю клетку с символом и нажать на правый нижний угол левой кнопкой мыши.

Это приведет к автоматическому аналогичному заполнению выделенного пространства.

Здесь действует принцип того, что программа видит значение слева.

Если слева нет символов (пробел), то на этой строке процесс и остановится.

То есть, такая протяжка срабатывает до последней пустой ячейки.

№18 Выпадающий список

Нередко получается, что пользователь заносит в таблицу какие-то аналогичные значения.

Выпадающие списки создаются в качестве своеобразного шаблона.

Он заполняется только изменяющимися данными.

Итак, чтобы создать такой список, надо выделить изменяющийся столбец и дать им имя в строке, где находится адрес.

Теперь осуществляем переход ко второй таблице, к которой будет применяться выпадающий список. Надо открыть вкладку «данные» на верхней панели и выбрать пункт «проверка данных».

Появится окошко, где надо будет ввести данные. «Тип данных» предполагает в данном случае название «список».

А там, где источник, обязательно через знак равно пишется имя, которое было дано диапазону. Жмем «Ок».

Теперь появляется во второй таблице выпадающий список. Он выглядит как стрелочка на шапке таблицы.

Нажимая на нее, пользователь выбирает подходящее значение.

№19 Расцепить

Бывает, что надо собрать из нескольких ячеек в строке информацию в одну или наоборот. Это называется сцепить и расцепить.

Многие юзеры знают, что в программе есть такие значки. Сцепить можно еще с помощью знака равно и последовательно соединять ячейки знаком «&».

Для расцепления необходимо выделить объем информации, который надо расцепить. Затем во вкладке «данные» на верхней панели найти пункт «таблицы по столбцам».

Открывается окно, в котором за три шага надо указать, что хочешь сделать:

№20 Формат дат

Обычный формат предполагает наличие в дате числа, месяца и года.

Часто при этом надо видеть день недели, но пользователь его не увидит в обычном формате.

Тогда приходится каким-то образом вычислять или искать эту информацию.

Можно применить особый формат даты. Ввести дату в одну из ячеек и клацнуть по ней кнопкой мыши, что находится справа.

Из списка надо выбрать «формат ячеек». Справа будет располагаться колонка, где нужно нажать не на «дату», а на «все форматы».

В строке под словом «тип» есть надпись, впереди которой дописываем «ДДД.», тем самым изменяем формат.

Вверху окна отображается результат. А вот «ДДДД.» дало бы результат в виде полного названия дня недели впереди даты. Жмем «Ок».

№21 Фото в примечании

Если представить, что пользователь хочет сделать примечание, но вставить туда не текст, а фотографию.

Можно сделать так:

выбрать ячейку, нажать на нее правой кнопкой и в списке выбрать «вставить примечание».

Появится бесцветное окно, по периметру которого надо нажать правой кнопкой мышки. Тогда появляется возможность выбрать «формат примечания». В диалоговом окне надо выбрать «цвета и линии».

Теперь вверху надо нажать на стрелочку около слова «цвет», а внизу появившегося окошка – «способы заливки».

В способах заливки уже выбирается вкладка «рисунок».

Уже тут можно найти через «рисунок» картинку, которую пользователь хочет вставить в примечание.

Это делается с помощью того файла, где располагается рисунок, жмем на него мышкой и «открыть».

Теперь рисунок появился в окошке с заливкой, осталось нажать «Ок».

№22 Как быстро посчитать день рождения

Существует встроенная функция, называется ДОЛЯ ГОДА.

Чтобы высчитать день рождения — надо взять начальную дату в ячейке 1 и конечную дату в ячейке 2 (то есть, последнюю существующую).

Далее необходимо выбрать базис «фактический».

Третья колонка покажет фактическую цифру, означающую возраст.

№23 Подставить значения

Бывает, что в работе появляются значения, которые были выгружены с точками. Для того, чтобы превратить эти значения в понятные для сервиса, необходимо подставить их.

При помощи функции «подставить» мы можем заменить точку на запятую.

Надо в ячейке поставить знак равно. Далее слово ПОДСТАВИТЬ, после того уже нажать на ячейку со значением, выбираем текст.

Дальше мы выделяем и копируем старый текст, а в строку функций в кавычках мы должны его вставить «.».

А через точку с запятой надо ввести в кавычках новый текст, то есть, «,».

Таким образом, состоялась подстава, вместо точки теперь запятая и программа сможет правильно распознать текст.

Но этот текст все еще не является значением.

Поэтому между знаком равно и самой функцией надо вставить ЗНАЧЕН.

Теперь это стало значением и можно протянуть такой результат, если такие казусы есть во всем столбце.

№24 Листы

Листы легко создавать, но если их слишком много — то становится проблематичным их искать, потому что они скрываются за границей листа.

Справа от них располагается стрелка вправо, которая позволяет листать их один за другим.

А если на эту стрелку нажать правой кнопкой мыши, то появится окошко со списком всех имеющихся листов и можно быстро выбрать нужный.

№25 Копирование листа

Здесь очень простой трюк, как можно скопировать один лист в другой.

Для этого надо нажать правой кнопкой мыши на открытый лист и одновременно зажать клавишу Control.

Теперь можно свободно перемещать его на другой лист, о перемещении будет свидетельствовать соответствующий значок.

Заключение

Существует множество лайфхаков в плане оптимизации работы с данной программой.

Многие из них значительно помогают в процессе, некоторые просто незаменимы.

В любом случае, знать и применять их полезно, как новичкам, так и профессиональным юзерам.

ВИДЕО: 5 Интересных Трюков в Excel