/srv/www/geekhacker.ru/htdocs/wp-content/themes/rehub-theme/page.php

Лучшие программы электронного документооборота. ТОП-10: Рейтинг 2022

Программы или системы для электронного документооборота станут незаменимы помощниками для компаний, предприятий, государственных учреждений. Они избавят вас от заваленных документами столов, помогут удобно организовать процесс работы, согласование документов.

Вам больше не нужно будет тратить время на поиск нужной папки или файла, пересылку документов между подписантами, сможете минимизировать ошибки в документопотоке.

В своем топе мы рассмотрим лучшие СЭД и разберем их характеристики.

Обзор лучших систем ЭДО

1

Docrobot

Docrobot. ЭДО
  • Бесплатная версия: нет, демоверсия с ограниченным сроком использования.
  • Стоимость: единоразовый платеж в размере 14 900 ₽, ежемесячные платежи от 1 000 ₽.
  • Для кого: мелкий / средний / крупный бизнес.

Сервис представляет собой комплексную экосистему, с которой бизнес сможет легко и в полном объеме перейти с бумажного на электронный документооборот, при этом оптимизирует внутренние / внешние процессы. Платформа охватывает решения для введения электронного документооборота, маркировки, логистики, автоматизации работы с поставками, заказами, а также сервисы для аналитики от отчётов.

Особенности

  • Можно пользоваться платформой в браузере через веб-версию или интегрировать ее с 1C, SAP, Oracle, Microsoft Dynamic и др.
  • Поддерживает систему ЭДО / EDI.
  • Есть сервис для работы с электронными транспортными накладными, предусмотрены электронные подписи всех участников логистической цепочки: от грузоотправителя до водителя, кладовщика, адресата.
  • Встроенный сервис «Маркировка» интегрирован с национальной системой «Честный знак» и позволяет проверять маркировки товаров, заменять поврежденные маркировки, а также вести учет. Для удобства пользователей на сервисе собраны готовые решения для тех категорий товаров, которые маркируются в обязательном порядке.
  • Встроенный сервис аналитики по заданным показателям + отчёты в Excel либо на специальной аналитической панели.
  • При помощи сервиса Docrobot.Framework-ЭП можно подписывать любые типы документов электронной подписью, например, договоры, акты, счета. Безопасность обеспечивается установкой специальной программы и получение усиленной квалифицированной электронной подписи.
Преимущества:
  • Полноценная экосистема, объединяющая все действия с документами в одном месте.
  • В списке доверенных операторов ФНС.
  • Круглосуточная поддержка клиентов.
  • Стабильная, надежная работа: отказ от иностранного и активное использование российского ПО, серверы в России / СНГ, локальные лицензии.
  • Доступная цена.
Недостатки:
  • Нет бесплатной версии. (Но есть демо период)
Лучшие программы электронного документооборота. ТОП-10: Рейтинг 2022

Docrobot на #НРР2022

Артем Зубанов

2

1C: Документооборот

1C: Документооборот
  • Бесплатная версия: нет, есть пробная версия;
  • Стоимость: зависит от типа компании / количества сотрудников, минимальная стоимость – 77 400 ₽;
  • Для кого: малый, средний, крупный бизнес.

Это ECM система, предлагающая широкий набор возможностей для введения электронного документопотока, автоматизации деловых процессов, комфортной совместной работы команды, оптимизации управления.

Особенности

  • Имеет удобный функционал для ведения безбумажного документооборота, работает с договорами, сопроводительной / сопутствующей документацией. Позволяет отслеживать процессы согласования / подписания / исполнения договора контрагентом.
  • Реализованы удобные шаблоны, которые ускоряют работу с договорами.
  • Система контроля за входящей / исходящей корреспонденцией.
  • Есть электронная подпись (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная).
  • Сервис организации рабочего процесса компании с коллективными или личными календарями. Есть функция учёта отсутствия сотрудников, автоматизированного анализа трудозатрат.
  • Программа работает по нормам законодательства.
  • Интеграция с другими продуктами 1C.
  • Можно работать с планшета или смартфона.
Преимущества:
  • Имеет дополнительные возможности по организации работы компании, мониторингу за трудозатратами сотрудников.
  • Техническая поддержка, обучение клиентов.
  • Однократная оплата за лицензию.
Недостатки:
  • Нет бесплатной версии.
3

Directum

Directum
  • Бесплатная версия: нет, есть пробная версия;
  • Стоимость: минимальный тариф на 5 пользователей с серверной лицензией — 79 200 ₽;
  • Для кого: малый, средний, крупный бизнес.

Российская ЕСМ / BPM-платформа предлагает комплексные решения для переведения документооборота в электронную форму. Помогает управлять бизнес-процессами, а также документами с полной поддержкой юридической значимости, содержит no-code / low-code инструменты.

Особенности

  • Работа с договорами, их создание по шаблонам, обрабатывает процессы согласования, подписания, отправки контрагентам.
  • Удобное взаимодействие со счетами на оплату, удобный реестр, привязка к договорным документам.
  • Планирование закупок с проведением конкурса.
  • Хранение информации о контрагентах.
  • Реализованные технологии искусственного интеллекта упрощают работу по распознаванию, поиску данных в документах, а также их классификации.
  • Платформа предназначена для поддержки компаний в несколько десятков тысяч сотрудников.
  • Есть no-code инструменты для быстрой настройки работы, а также low-code опции, чтобы адаптировать платформу для специфических потребностей вашего бизнеса.
Преимущества:
  • Российское импортонезависимое ПО, которое обеспечивает безопасность пользователей по стандартам ФСТЭК РФ.
  • Гибкий и масштабируемый сервис с технологиями искусственного интеллекта.
  • Можно установить на свой сервер или пользоваться веб-версией.
  • Единоразовая оплата.
Недостатки:
  • Нет бесплатной версии.
4

ELMA

ELMA
  • Бесплатная версия: есть;
  • Стоимость: от 80 тыс. ₽;
  • Для кого: малый / средний / крупный бизнес.

Современная BPM-система для управления бизнес-процессами, которая предлагает широкий функционал и low-code опции. Эта платформа имеет сервис для реализации электронного документооборота, но это лишь одна составляющая в ее комплексном подходе к моделированию, оптимизации бизнес-процессов, выстраиванию эффективного взаимодействия между департаментами компании.

Особенности

  • Можно работать в «одном окне» с привычными системами 1С/SAP/OeBS.
  • Готовые решения для внедрения юридически значимого электронного документооборота в бухгалтерии, канцелярии, налоговом департаменте, закупках.
  • Действует технология Robotic Process Automation по автоматизации рутинных задач посредством программных роботов. Позволяет освободить время сотрудников, которое тратится на сканирование, обработку документов, работу с таблицами, создание отчетов, сбор и обработку информации по закупкам, оформление заказов, т.д.
  • CRM, автоматизация процессов взаимодействия В2В, платформа позволяет гибко настраивать свои опции под потребности бизнеса в формате low-code.
  • Интуитивно понятный, графический конструктор интерфейсов.
  • Сервисы для отслеживания работы сотрудников, анализа их эффективности.
  • Есть классическая BPMS версия – ELMA 4, облачная версия – Elma365.
Преимущества:
  • Есть бесплатная версия.
  • Широкий функционал для выстраивания бизнес-процессов.
  • Единоразовая оплата.
Недостатки:
  • Ограниченные возможности бесплатной версии.
5

Контур.Диадок

Контур Диадок
  • Бесплатная версия: есть;
  • Стоимость: оплата за исходящие документы – от 1 900 ₽ за 250 документов в год;
  • Для кого: малый, средний бизнес.

«Контур Диадок» — платформа, которая предлагает большой набор инструментов для работы с договорами, счетами-фактурами, другими документами внутри компании и со сторонними контрагентами. Но здесь нет встроенной опции для сдачи бухгалтерской или налоговой отчетности. Для этого нужно применять отдельный сервис «Контур.Экстерн».

Особенности

  • Документооборот внутри компании, с контрагентами.
  • Можно создавать маршруты согласования.
  • Поиск контрагентов, которые уже пользуются системой.
  • Представление в ФНС.
  • Маркировка документов.
  • Есть мобильное приложение.
  • Электронная подпись.
Преимущества:
  • Роуминг с большинством операторов ЭДО.
  • Круглосуточная техподдержка.
  • Круглосуточная техподдержка.Данные пользователей хранятся на нескольких серверах, чтобы исключить их потерю.
  • Нет ограничений по количеству сотрудников.
Недостатки:
  • Оплата пакетно за количество отправленных документов может быть удобна не для всех.
  • Нужно использовать отдельный сервис для работы с отчетностью.
6

СБИС

СБИС
  • Бесплатная версия: есть;
  • Стоимость: гибкие тарифы, от 4 500 ₽ в год;
  • Для кого: малый, средний, большой бизнес.

ЭДО для взаимодействия между компаниями, а также внутри одной структуры. Эта платформа предлагает готовые решения для разных отраслей: энергетики, фармацевтики, ЖКХ, телекоммуникаций, медицины, страхования, ритейла, общепита, производства, логистики, электронных торгов.

Особенности

  • Большое роуминговое покрытие с другими операторами ЭДО, а также возможность отправки документов по электронной почте.
  • Платформа имеет встроенный чат и видеоконференции для обсуждения документа с партнерами.
  • Взаимодействует с системами маркировки ЕГАИС, Честный знак, Меркурий и Прослеживаемость.
  • Взаимодействие с госорганами.
  • Сверка расчетов.
  • Можно работать с иностранными контрагентами.
  • Электронная подпись.
  • Маршруты согласования документов.
Преимущества:
  • Есть бесплатная версия.
  • Хороший роуминг, работа с иностранными контрагентами.
  • Готовые решения для разных отраслей.
Недостатки:
  • Оплата за исходящие документы удобна не для всех.
  • Сложная система тарификации, в которой отдельно оплачиваются опции EDI, внутренний и кадровый ЭДО.
7

ЭОС «Дело»

ЭОС «Дело»
  • Бесплатная версия: нет, только ознакомительная демоверсия;
  • Стоимость: серверная лицензия – 61 тыс. ₽, далее оплата зависит от количества сотрудников, их ролей.
  • Для кого: средний, крупный бизнес, гос. структуры.

ЭОС предлагает комплексные решения для внедрения ЭДО для компаний, офисов, организаций большого масштаба. Система способна поддерживать даже более 100 тыс. одновременно работающих пользователей. ЭОС является одним из ведущих разработчиков СНГ в сфере ЭДО, электронных и бумажных архивов, бизнес-процессов, корпоративного контента.

Особенности

  • Удобный конструктор системы документооборота, для которого не нужно привлекать программистов.
  • Управление документами, договорами, совещаниями, закупками, тендерами.
  • Опции для эффективного управления задачами, сотрудниками.
  • Продуманная организация архива документов.
  • Корпоративный портал, в который можно объединить новости и события предприятий, дни рождения сотрудников, голосования, опросы.
  • EOS for SharePoint автоматизирует процессы по управлению тендерами, закупками.
  • Автоматизация процессов по оказанию госуслуг ЕПГУ, МФЦ, интернет-приемные для запросов, обращения граждан.
  • Аналитика, отчетность.
Преимущества:
  • На 100% рос. разработка, независимая от иностранного ПО.
  • Подходит для очень больших компаний, гос. структур.
  • Предлагает комплексные корпоративные решения.
Недостатки:
  • Цена сервисов достаточно высока.
8

Е1 Евфрат

Е1 Евфрат
  • Бесплатная версия: нет, есть пробная версия;
  • Стоимость: для SaaS-решений от 27 000 ₽/мес., при установке лицензии на собственное оборудование – от 7 300 ₽ за пользователя.
  • Для кого: малый / средний / крупный бизнес / гос. органы.

Система разработана компанией Cognitive Technologies и дает хорошие опции для перехода на электронный документооборот и автоматизацию бизнес-процессов. На сегодня компания имеет готовые решения для 37 различных сфер производства и бизнеса и обещает переход на новую систему за 5 дней.

Особенности

  • Ввод, регистрация, поиск документов.
  • Оптимизация движения доков по технологии Workflow.
  • Единый электронный архив.
  • Маршрутизация документов, контроль за исполнением.
  • Опция совместной работы над документом.
  • Система для управления контрагентами с сохранением истории взаимодействия.
  • Автоматизация закупок.
Преимущества:
  • Импортозамещение, это российское ПО с сертификатами ФСТЭК, ФСБ.
  • Гибкая система оплаты.
Недостатки:
  • Нет бесплатной версии.
9

Tessa

Tessa

Бесплатная версия: нет;

  • Стоимость: гибкая система оплаты, которая зависит от количества пользователей и необходимого функционала. Серверная лицензия от 120 тыс. ₽, стоимость одного пользователя – от 8 500 ₽.
  • Для кого: малый, средний, большой бизнес.

Tessa позиционирует себя как самую быструю СЭД на отечественном рынке. Система имеет понятный интерфейс и работает на всех устройствах, в том числе на мобильных, планшетах.

Особенности

  • Полное ведение юридически значимого документооборота.
  • Автоматизированные бизнес-процессы.
  • Есть электронный архив.
  • Продуманные отраслевые решения.
  • Организация тендерных процедур.
  • Согласование договоров и платежей.
  • Понятные отчеты с инфографикой.
Преимущества:
  • Импортонезависимость, сервис является отечественным ПО.
  • Понятный интерфейс, оперативная работа даже на слабых сетях.
Недостатки:
  • Сложный подсчет тарифа, достаточно высокие цены.
10

Такском / TaxCom

Такском / TaxCom
  • Бесплатная версия: нет;
  • Стоимость: рассчитывается индивидуально;
  • Для кого: малый, средний, крупный бизнес.

Комплексная ИТ экосистема для бизнеса, которая помогает достаточно легко перейти на электронное ведение документации.

Особенности

  • Сервисы для сдачи отчётности в государственные органы.
  • Электронная подпись от ФНС, защищенные токены для их хранения.
  • Федеральный оператор ЭДО.
  • Интеграция с 1C, роуминг с самыми популярными СЭД.
  • Работа с электронными чеками и маркировками (Честный знак).
  • Электронные кассы.
Преимущества:
  • Круглосуточная техподдержка.
  • Много акций, скидок.
Недостатки:
  • Индивидуальный расчет стоимости услуг.

FAQ (Часто задаваемые вопросы)

Для чего нужны СЭД и почему компании на них переходят?

СЭД позволяют организациям оптимизировать свою работу и экономить средства. Подготовка, обмен, согласование документов в бумажном виде может занимать недели. Не говоря о том, что в таком делопроизводстве часто срабатывает человеческий фактор, который приводит к ошибкам и задержкам. Перевод документооборота в электронный и онлайн формат позволяет существенно упростить и ускорить эти рутинные трудоёмкие процессы. Чтобы обмениваться документами, сотрудникам больше не придется отсканировать, распечатывать и отправлять их по почте. Весь процесс может занимать буквально минуты, а возможности современных СЭД позволяют также удобно контролировать весь маршрут передачи документов и с фиксацией его статуса. В итоге, экономия времени часто достигает 90%. При этом, ЭДО несет также качественные изменения: позволяет минимизировать ошибки в документах, вызванные ручным вводом и редактированием данных. И, конечно, не стоит забывать о том, что такой формат поможет существенно снизить затраты на покупку бумаги.

Какие есть плюсы и минусы ЭДО?

Плюсы:

Экономия на печати (а это снижение расходов на бумагу, покупку и обслуживание оргтехники) + не нужно тратиться на хранение документов и почтовую пересылку.

Быстрее и проще. Если обмен документами происходит между компаниями, использующими один оператор ЭДО, то для пересылки документов понадобится буквально несколько минут. При этом, не важно, какое расстояние между отправителем и получателем. И даже если были обнаружены ошибки, правки документов также будут максимально быстрыми.

Возможность подписания и отправки цифровых доков в любое время суток и с любого устройства (а значит и локации), у которого есть доступ к вашей учётной записи и ЭП (электронной подписи), она же ЭЦП (электронная цифровая подпись). Это очень удобно для руководителей или представителей top management, которые часто бывают в командировках или работают из дома.

Контроль статуса документа. Вы в любой момент можете узнать статус конкретной документации (доставлена, подписана, отклонена) и автоматически получать уведомления о его изменении.

Гарантируется информационная безопасность. Если вы выбрали надежную СЭД, то вы можете не беспокоиться о безопасности и конфиденциальности своих данных. Сервисы обычно имеют хорошо защищенные серверы, предлагают заказчикам своих услуг надежные пароли и двухфакторные системы аутентификации. В общем делают все возможное, чтобы злоумышленники не получили доступ к вашему хранилищу документов. При этом ЭДО сводит к нулю вероятность потери документа.

Удобное хранение. Цифровизация документов дает возможность не оборудовать специальное помещение для хранения доков. Все, что нужно будет размещено на защищенных серверах. А при необходимости вы за считанные минуты сможете найти нужный файл на своем компьютере.

Прозрачность потоков документов. Внедрять такую систему стоит также тем компаниям, которые хотят улучшить исполнительскую дисциплину, повысить качество управленческой работы и администрирования. Сервис позволит контролировать все этапы жизненного цикла документа, сделает процесс согласования прозрачным для всех участников.

Минусы:

Риск потери информации в случае сбоя программы или неполадках оператора. Вероятность этого невелика, но полностью исключать ее нельзя.

Если ваша компания сотрудничает с контрагентами, ведущими бумажный документооборот, вам придется вести смешанный, что в итоге может усложнить рабочие процессы.

ЭДО предлагает стратегическую экономию средств и времени. Но на этапе перехода он будет сопряжен с новыми затратами. В первую очередь, это финансовые затраты на покупку самого ПО. Кроме того, вам придется отдельно оплатить электронные подписи для всех пользователей, удостоверяющих документы. Также потребуется подключить и наладить систему, настроить функциональность системы под особенности своей компании, а затем обучить своих сотрудников пользоваться новой системой. На все это нужно время и деньги.

Вывод:
ЭДО точно подойдет тем компаниям и организациям, которые сотрудничают с большим количеством контрагентов и задействуют много документов, а также в том случае, если документооборот оказывается непрозрачным для руководства, сотрудники регулярно теряют счета-фактуры и вынуждены их дублировать, а также у компании есть потребность в сокращении расходов на обмен документами. Это практически универсальное решение для крупных компаний, холдингов, которые ежемесячно работают с сотнями или даже тысячами внешних документов, для организаций, работающих со счетами-фактурами и сдающими свои декларации по НДС, для компаний с большим количеством филиалов.

Как выбрать СЭД для своей компании?

Большинство экспертов сходятся на том, что практически невозможно выделить одну объективно лучшую систему из всех существующих на рынке. Все они имеют примерно одинаковый базовый функционал и принимать решение необходимо каждый раз индивидуально, отталкиваясь от целей, задач, специфики вашего бизнеса. То есть перед тем, как приступить к поиску решения, нужно задать критерии и требования. А для этого нужно оценить структуру и масштаб своей компании, четко сформулировать цели внедрения ЭДО. Когда это будет сделано вы сможете осмысленно приступить к анализу существующих систем, отталкиваясь от следующих факторов.
Функционал. Изучите доступные возможности платформы. Есть сервисы, которые работают исключительно с документооборотом, а есть те, которые готовы предоставлять дополнительные опции по управлению бизнес-процессами и кадровыми ресурсами, проектному менеджменту и т.д.
Интерфейс и юзабилити. До подключения системы на платной основе, очень важно протестировать ее в демоверсии и понять, насколько удобен и интуитивно понятен интерфейс. От юзабилити напрямую будет зависеть скорость перехода на ЭДО ваших сотрудников, эффективность их работы и количество ошибок. Обращайте внимание на такие моменты, как совместное редактирование документов, конструкторы маршрутов документов (они должны быть структурированными и максимально понятными).
Ценовая политика. В ценовой политике поставщиков СЭД есть разные подходы. Есть сервисы, которые берут единоразовую оплату за свое ПО, есть те, которые предлагают тарифные пакеты, в зависимости от количества персонала, которое подключается к системе или в зависимости от количества исходящих документов. Постарайтесь детально просчитать свои расходы в каждом из этих вариантов и понять, какой вариант будет оптимальным для вашей структуры и масштаба компании.
Адаптивность. Также важно обратить внимание на гибкость системы. Есть сервисы, которые предлагают коробочные решения со стандартным набором функций, и те, которые разрабатывают гибкие модули для отраслевых компаний, возможности для создания индивидуальных настроек, если у вашей организации есть какие-то специфические процессы.
Безопасность и надежность данных. Проверяйте сервисы на соответствие стандартам, нормативным документам и ГОСТ. В реалиях 2022 года есть резон выбирать импортонезависимые системы с серверами на территории СНГ.
Наличие роуминга и интеграции с другими СЭД.
Авторитет. Доверяйте свои документопотоки только проверенным сервисам с хорошей репутацией. Для этого можно изучить Tadviser, почитать отзывы в независимых источниках. Помимо представленных в нашем обзоре, вы также можете изучить такие СЭД, как «Логика», «Тезис» (разработка Хоулмонт), «Курьер», «Docsvision», «Companymedia», «Docspace».

Резюмируя

Рынок ЭДО в 2022 стремительно растет, а конкуренция между сервисами повышается. Это вполне объяснимо, ведь сейчас компании массово переходят на ЭДО, поскольку растет компьютерная грамотность сотрудников, а вместе с ней сокращается необходимость в выполнении ручных рутинных задач. Компании заинтересованы в обеспечении максимальной оптимизации своих процессов, четком разграничении полномочий и поручений между сотрудниками, комплексных решениях для бизнеса. Надеемся, наш топ поможет вам подобрать оптимальное решение для выстраивания межведомственного внутреннего, а также внешнего документооборота.

10 Оценка
Как вы оцениваете наш рейтинг?

Нам очень важна связь с нашими читателями

10Экспертная оценка
Оценка
10
10Оценка пользователей
Оценка
10
Добавить отзыв  |  Читать отзывы и комментарии

Анастасия Карпенко

Анастасия Карпенко

Копирайтер/Журналист/SMM-специалист Более 7 лет опыта создания контента для web. Пишет о программировании и диджитал. Разбирается со сложными профессиональными терминами и объясняет их простыми словами для новичков. Хотите разобраться в теме и не ломать голову над каждым заумным словом, - читайте материалы автора на сайте.

1 Комментарий
  1. Оценка
    100

    Я пользуюсь 1C: Документооборот, но все дороже и дороже становится ( Хочу испытать Контур.Диадок для электронного документооборота. Может кто-то уже пользовался? Поделитесь мнением. Редакции спасибо за подборку, как раз попалось, то что искала.

    + ПЛЮСЫ: Хорошая подборка
    Полезно(0) Бесполезно(0)You have already voted this

Комментировать

Общая оценка

GeekHacker.Ru
Logo