Лучшие программы электронного документооборота. ТОП-10: Рейтинг 2024

СЭД позволяют организациям оптимизировать свою работу и экономить средства. Подготовка, обмен, согласование документов в бумажном виде может занимать недели. Не говоря о том, что в таком делопроизводстве часто срабатывает человеческий фактор, который приводит к ошибкам и задержкам. Перевод документооборота в электронный и онлайн формат позволяет существенно упростить и ускорить эти рутинные трудоёмкие процессы. Чтобы обмениваться документами, сотрудникам больше не придется отсканировать, распечатывать и отправлять их по почте. Весь процесс может занимать буквально минуты, а возможности современных СЭД позволяют также удобно контролировать весь маршрут передачи документов и с фиксацией его статуса. В итоге, экономия времени часто достигает 90%. При этом, ЭДО несет также качественные изменения: позволяет минимизировать ошибки в документах, вызванные ручным вводом и редактированием данных. И, конечно, не стоит забывать о том, что такой формат поможет существенно снизить затраты на покупку бумаги.

Плюсы:

Экономия на печати (а это снижение расходов на бумагу, покупку и обслуживание оргтехники) + не нужно тратиться на хранение документов и почтовую пересылку.

Быстрее и проще. Если обмен документами происходит между компаниями, использующими один оператор ЭДО, то для пересылки документов понадобится буквально несколько минут. При этом, не важно, какое расстояние между отправителем и получателем. И даже если были обнаружены ошибки, правки документов также будут максимально быстрыми.

Возможность подписания и отправки цифровых доков в любое время суток и с любого устройства (а значит и локации), у которого есть доступ к вашей учётной записи и ЭП (электронной подписи), она же ЭЦП (электронная цифровая подпись). Это очень удобно для руководителей или представителей top management, которые часто бывают в командировках или работают из дома.

Контроль статуса документа. Вы в любой момент можете узнать статус конкретной документации (доставлена, подписана, отклонена) и автоматически получать уведомления о его изменении.

Гарантируется информационная безопасность. Если вы выбрали надежную СЭД, то вы можете не беспокоиться о безопасности и конфиденциальности своих данных. Сервисы обычно имеют хорошо защищенные серверы, предлагают заказчикам своих услуг надежные пароли и двухфакторные системы аутентификации. В общем делают все возможное, чтобы злоумышленники не получили доступ к вашему хранилищу документов. При этом ЭДО сводит к нулю вероятность потери документа.

Удобное хранение. Цифровизация документов дает возможность не оборудовать специальное помещение для хранения доков. Все, что нужно будет размещено на защищенных серверах. А при необходимости вы за считанные минуты сможете найти нужный файл на своем компьютере.

Прозрачность потоков документов. Внедрять такую систему стоит также тем компаниям, которые хотят улучшить исполнительскую дисциплину, повысить качество управленческой работы и администрирования. Сервис позволит контролировать все этапы жизненного цикла документа, сделает процесс согласования прозрачным для всех участников.

Минусы:

Риск потери информации в случае сбоя программы или неполадках оператора. Вероятность этого невелика, но полностью исключать ее нельзя.

Если ваша компания сотрудничает с контрагентами, ведущими бумажный документооборот, вам придется вести смешанный, что в итоге может усложнить рабочие процессы.

ЭДО предлагает стратегическую экономию средств и времени. Но на этапе перехода он будет сопряжен с новыми затратами. В первую очередь, это финансовые затраты на покупку самого ПО. Кроме того, вам придется отдельно оплатить электронные подписи для всех пользователей, удостоверяющих документы. Также потребуется подключить и наладить систему, настроить функциональность системы под особенности своей компании, а затем обучить своих сотрудников пользоваться новой системой. На все это нужно время и деньги.

Вывод:
ЭДО точно подойдет тем компаниям и организациям, которые сотрудничают с большим количеством контрагентов и задействуют много документов, а также в том случае, если документооборот оказывается непрозрачным для руководства, сотрудники регулярно теряют счета-фактуры и вынуждены их дублировать, а также у компании есть потребность в сокращении расходов на обмен документами. Это практически универсальное решение для крупных компаний, холдингов, которые ежемесячно работают с сотнями или даже тысячами внешних документов, для организаций, работающих со счетами-фактурами и сдающими свои декларации по НДС, для компаний с большим количеством филиалов.

Большинство экспертов сходятся на том, что практически невозможно выделить одну объективно лучшую систему из всех существующих на рынке. Все они имеют примерно одинаковый базовый функционал и принимать решение необходимо каждый раз индивидуально, отталкиваясь от целей, задач, специфики вашего бизнеса. То есть перед тем, как приступить к поиску решения, нужно задать критерии и требования. А для этого нужно оценить структуру и масштаб своей компании, четко сформулировать цели внедрения ЭДО. Когда это будет сделано вы сможете осмысленно приступить к анализу существующих систем, отталкиваясь от следующих факторов.
Функционал. Изучите доступные возможности платформы. Есть сервисы, которые работают исключительно с документооборотом, а есть те, которые готовы предоставлять дополнительные опции по управлению бизнес-процессами и кадровыми ресурсами, проектному менеджменту и т.д.
Интерфейс и юзабилити. До подключения системы на платной основе, очень важно протестировать ее в демоверсии и понять, насколько удобен и интуитивно понятен интерфейс. От юзабилити напрямую будет зависеть скорость перехода на ЭДО ваших сотрудников, эффективность их работы и количество ошибок. Обращайте внимание на такие моменты, как совместное редактирование документов, конструкторы маршрутов документов (они должны быть структурированными и максимально понятными).
Ценовая политика. В ценовой политике поставщиков СЭД есть разные подходы. Есть сервисы, которые берут единоразовую оплату за свое ПО, есть те, которые предлагают тарифные пакеты, в зависимости от количества персонала, которое подключается к системе или в зависимости от количества исходящих документов. Постарайтесь детально просчитать свои расходы в каждом из этих вариантов и понять, какой вариант будет оптимальным для вашей структуры и масштаба компании.
Адаптивность. Также важно обратить внимание на гибкость системы. Есть сервисы, которые предлагают коробочные решения со стандартным набором функций, и те, которые разрабатывают гибкие модули для отраслевых компаний, возможности для создания индивидуальных настроек, если у вашей организации есть какие-то специфические процессы.
Безопасность и надежность данных. Проверяйте сервисы на соответствие стандартам, нормативным документам и ГОСТ. В реалиях 2022 года есть резон выбирать импортонезависимые системы с серверами на территории СНГ.
Наличие роуминга и интеграции с другими СЭД.
Авторитет. Доверяйте свои документопотоки только проверенным сервисам с хорошей репутацией. Для этого можно изучить Tadviser, почитать отзывы в независимых источниках. Помимо представленных в нашем обзоре, вы также можете изучить такие СЭД, как «Логика», «Тезис» (разработка Хоулмонт), «Курьер», «Docsvision», «Companymedia», «Docspace».