Главная » Блог

Онлайн-офис для совместной работы в облаке | ТОП-7 Лучших

Владимир

15.12.2020

0

Удаленный формат работы уже давно перестал быть чем-то удивительным. С каждым годом все больше компаний переходят на него полностью или частично, но 2020-й год стал переломным моментом в развитии онлайн-офисов и заставил миллионы компаний всерьез задуматься об адаптации своего бизнеса к новым реалиям организации труда.

Эпидемия коронавируса и развитие информационных технологий привели к массовому переходу компаний на удаленный режим работы, и росту востребованности специализированных сервисов. Те, кто и до этого практиковал удаленные форматы работы в Интернете смогли гораздо быстрее адаптироваться к новым условиям и минимизировать потери для своего бизнеса. А многие даже оценили преимущества такой работы и уже не захотели возвращаться в офис.

Почему бизнес выбирает онлайн-офисы

Если прагматично посмотреть на развитие удаленных офисов, становится очевидно, что такая организация имеет существенные преимущества:

1. Экономия. Аренда и содержание офиса обходится компаниям в приличную сумму и является заметной статьей расходов, а в условиях затянувшейся эпидемии – ситуация только усугубляется, ведь необходимо обеспечить безопасность сотрудников и соблюдать санитарные требования. При удаленной работе не нужно покупать мебель, компьютерную и другую технику, оплачивать коммунальные счета. Если команда работает удаленно, владелец бизнеса ежемесячно будет экономить приличную сумму, которую можно потратить на развитие своего дела.
2. Работа с лучшими специалистами. При традиционной офисной организации труда, компания становится заложником своего месторасположения. Она сможет искать сотрудников только среди людей, которые проживают поблизости (если это, конечно, не топовая компания с огромными окладами). Удаленная работа позволяет искать сотрудников по всему миру и находить специалиста, который будет на 100% соответствовать требованиям.

Многие компании до последнего старались отрицать преимущества удаленной работы, говоря о том, что их сотрудникам тяжело дисциплинировать себя при работе из дома, и в целом – поменять свой привычный уклад жизни. Но, как обычно, кризисные ситуации открыли путь для прогресса. В 2020 году многие компании перешли на удаленную работу, опробовав мобильный офис, среди них и такие гиганты как Google, Microsoft, Uber.

Согласно совместному исследованию Ассоциации электронных коммуникаций (РАЭК), НИУ «Высшая школа экономики» и Microsoft в России к середине 2020-го года 54% российских предприятий и компаний перешли на удаленный режим работы полностью или частично. Для сравнения: до весны 2020-го на удаленке работало менее 1%.

81% респондентов уверены, что придется менять бизнес-процессы и организацию деятельности компаний. При этом 47% респондентов считают, что web формат работы «приживется».

В нынешних реалиях было бы нелогично продолжать отрицать возможности онлайн-офисов для организации труда в своей компании. Сегодня интернет-технологии и так активно задействуются в широком спектре сфер бизнеса, и это не только ит или диджитал. Даже предприятия, которые занимаются производством товаров, могут переводить значительную часть своих сотрудников на удаленную работу – менеджерский состав, бухгалтеров, администраторов.

А практика 2020-го года показала, что удаленная работа возможна даже для крупных компаний с сотнями, а то и тысячами сотрудников. Главное в этом деле – правильно организовать коммуникацию. А для этого сейчас существует достаточно инструментов.

Как выбрать сервис для удаленной работы компании

Существуют десятки различных сервисов, которые позволяют комфортно скоординировать работу компании, обеспечить удобное общение сотрудников и документооборот. Чтобы подобрать оптимальный вариант для вашего бизнеса, нужно обратить внимание на несколько базовых характеристик:

• Безопасность данных. Одна из важных проблем экстренного перехода на удаленку в условиях пандемии – это кибербезопасность. Многие компании оказались не готовы защищать свои данные в условиях такого формата работы. Одна из самых распространенных ошибок – использование бесплатных облачных сервисов, которые не гарантируют конфиденциальность и сохранность корпоративных и персональных данных. Поэтому при выборе онлайн-офиса очень важно обратить внимание на его политику в этом вопросе.
• Юзабилити интерфейса. Любая новая информация дается человеку с трудом, и может вызывать отторжение поначалу. Поэтому старайтесь выбирать сервисы с интуитивно понятным интерфейсом, которые ваша команда сможет быстрее освоить. Хорошо, если сервис предоставляет обучающие видео, для знакомства со своими функциями и возможностями. Такие вещи существенно облегчат переход на новую форму работы и позволят снизить количество ошибок у сотрудников в переходном периоде.
• Поддержка стандартных форматов. Онлайн-офис может быть на 100% безопасным и понятным, но какой в этом смысл, если он не открывает docs, pdf, odt, ods, odf, csv, txt? Убедитесь, что избранный вами сервис поддерживает все типы файлов, с которыми работают в вашей компании.
• Интеграция и синхронизация с другими приложениями и облачными сервисами. Практически все современные компании пользуются теми или иными приложениями, программами и облачными сервисами. Посмотрите, насколько адаптирован сервис для работы на разных устройствах (Mac, Windows, Linux), предусмотрены ли мобильные версии для IOS, Android. При внедрении онлайн-офиса ищите такой сервис, который будет по максимуму адаптирован для работы с софтом, к которому привыкли сотрудники. Пусть удаленная работа удачно дополняет и повышает эффективность ваших бизнес-процессов, а не перекраивает удобный формат.
• Ценовая политика. Изучите тарифные планы разных сервисов, прежде чем принять взвешенное решение.

Лучшие онлайн-сервисы для удаленной работы

1

1

Читайте также: Обучение созданию игр. ТОП-22 Онлайн-курса + 4 Бесплатных

Google Workspace

G Suite становится ещё лучше – представляем Google Workspace!

Важнейшее преимущество этого сервиса в том, что в его основе уже хорошо знакомые каждому инструменты и ресурсы – почта Gmail, Гугл документы и таблицы, календарь. Как результат пользователям не нужно тратить время на изучение нового интерфейса, внедрение такой системы происходит максимально быстро.

Помимо корпоративной почты, просмотра и совместного редактирования документов, работы с таблицами, презентациями, календарем, разработчики также предлагают собственное хранилище данных, сейф, мессенджер, голосовой и видеочат.

1. Совместимость с популярными форматами документов. Поддерживает основные форматы документов, в том числе MS Office.
2. Интеграция с облачными сервисами. Каждый сотрудник компании получает доступ к Google Drive и 30 ГБ -1 ТБ для хранения файлов и почты.
3. Тарифные планы. Стоимость базовой лицензии «Starter» — 5,40$ за пользователя ежемесячно. Этот тарифный план включает защищенную корпоративную почту, облачное хранилище с запасом в 30 Гбайт для каждого сотрудника, поддержка видеозвонков до 100 человек. Есть более продвинутые тарифы с расширенными возможностями и функциями для крупных клиентов. Для всех тарифных планов предусмотрена 14-дневная пробная версия.
4. Безопасность персональных данных. Для всех тарифных планов предусмотрена двухфакторная аутентификация, управление конечными точками, настройка правил хранения информации, доступ по протоколу HTTPS, резервное копирование в нескольких местах.
5. Количество пользователей, работающих одновременно. Стандартные тарифы поддерживают до 300 сотрудников. Но также у сервиса предусмотрен отдельный тариф Enterprise для крупных компаний. В Этом случае условия обсуждаются в индивидуальном порядке.
6. Юзабилити интерфейса. Максимально понятный интерфейс, который знаком большинству пользователей.
7. Дополнительные функциональные возможности сервиса и преимущества. Интеграция с Bitrix24 и SalesForce, работают приложения на Android, iPhone, есть редактор создания сайтов. В Workspace команда Гугл всерьез поработала над интеграцией своих отдельных приложений в единую систему.

Подробнее ознакомиться с онлайн-офисом можно здесь.

2

1

Читайте также: Обучение программированию на Python с нуля. ТОП-35 Онлайн-курсов + 5 Бесплатных

Р-7 офис

Свыше 100 улучшений офисных редакторов, почтового и мобильного клиентов

В частности, у него есть интеграции с популярными российскими сервисами – Яндекс.Диском, Яндекс.Переводчиком, Главредом – это пример качественного импортозамещения. Есть все необходимое и для общения команды – удобный чат, телефонные звонки, видеоконференции, демонстрация экрана

Так что это полноценный сервис для удаленной работы компании, который включает онлайн-редакторы, систему документооборота, календарь, почтовый сервер, платформу для общения команды, органайзер. Р7 офис имеет не только десктопную версия для работы на компьютере, но и мобильные приложения на iOS и Android, можно работать со смартфона, планшета, iPad.

Этот сервис входит в Реестр российского ПО и полностью соответствует необходимым для использования в госорганах требованиям, в том числе Постановлению Правительства РФ №1236 от 16.11.2015 и №325 от 23.03.2017.

1. Совместимость с популярными форматами документов. Сервис полностью совместим с наиболее распространенным офисными форматами – MS Office и OpenOffice.
2. Интеграция с облачными сервисами. Сервис интегрирован с Google Drive, DropBox, SharePoint, One Drive, Яндекс.Диск и др.
3. Тарифные планы. Первые 180 дней использования сервиса после регистрации – бесплатные. После этого можно оплачивать подписку помесячно (290 рублей за пользователя) или за год (249 рублей за пользователя в месяц).
4. Безопасность данных. Работает резервное копирование данных, централизация доступа с помощью LDAP, двухфакторная аутентификация, технологии единого входа (SSO).
5. Количество пользователей, работающих одновременно. До 250 участников видеоконференции.
6. Юзабилити интерфейса. Комфортный вкладочный интерфейс позволяет не перегружать браузер окнами с одной программой. В целом, интерфейс интуитивно понятен, при необходимости можно просмотреть обучающие материалы.
7. Дополнительные функциональные возможности сервиса и преимущества. Можно работать с дополнительными плагинами, среди которых Главред, редактор изображений Adobe, Яндекс. Переводчик.

Подробнее о российской альтернативе западным сервисам можно узнать на официальном сайте.

3

1

Читайте также: Планировщики задач. ТОП-25 Лучших +10 Бесплатных

Onlyoffice

100% совместимость с форматами Microsoft Office

Редактор создавался на базе технологии HTML5 и Canvas, благодаря чему отображение документов не зависит от браузера и операционной системы.

В целом, этот аналог Google Workspace предлагает все необходимые модули для командной онлайн-работы – корпоративная почта, совместная работа с документами, CRM, сетевой органайзер, календарь, диаграмма Ганта, раздел «Сообщество» для общения команды в чатах, форумах и блогах.

• Совместимость с популярными форматами документов. На 100% совместим с офисным пакетом Microsoft Word.
• Интеграция с облачными сервисами. Есть интеграция с DropBox, OneDrive, Nextcloud, ownCloud.
• Тарифные планы. Офисный продукт предлагает несколько тарифных планов, стоимость которых будет зависеть от количества пользователей и длительности подписки. Так, при покупке сервиса на месяц, стоимость подписки на 1 пользователя составит 4,25 евро, а при оформлении подписки на 3 года – всего 1,6 евро в месяц. Пробный период – 180 дней.
• Безопасность данных. Сервис соответствует нормам GDPR. Здесь обеспечивается шифрование данных, используется технология JWT для защиты от несанкционированного доступа, применяется протокол HTTPS. Кроме того, владельцы бизнеса имеют хороший функционал по настройке доступов к документам. Также работает двухфакторная аутентификация, LDAP и Active Directory, действуют приватные комнаты, предусмотрено резервное копирование данных.
• Количество пользователей, работающих одновременно. Стандартные тарифные планы рассчитаны на команды до 50 человек. Тем не менее, по индивидуальному запросу OnlyOffice может быть подключен и для более крупных компаний со штатом в тысячи человек.
• Юзабилити интерфейса. Удобный и понятный интерфейс, при необходимости в справочном центре можно найти необходимую информацию по использованию этого онлайн-офиса.
• Дополнительные функциональные возможности сервиса и преимущества. Множество интегрированных приложений – Nextcloud, ownCloud, Confluence, Alfresco, SharePoint, Liferay, HumHub, Plone, Nuxeo. Расширенные возможности редактирования документов, а также электронные подписи.

Детальнее ознакомиться с возможностями онлайн-офиса можно здесь.

4

Microsoft Office 365

Общайтесь в чате, совершайте звонки, проводите онлайн-собрания и работайте вместе с коллегами в режиме реального времени в офисе или удаленно

С его помощью можно общаться с командой в чатах, проводить голосовые и видеособрания. Система поддерживает файлы стандартного офисного пакета MS, а также ворд онлайн, предлагает пользоваться корпоративной почтой, планировщиком и календарем.

• Совместимость с популярными форматами документов. Сервис полностью совместим со стандартным офисным пакетом MS — Word, Excel, PowerPoint и Outlook.
• Интеграция с облачными сервисами. Есть интеграция с OneDrive, SharePoint, Microsoft Teams. В частности, сервис предлагает 1 ТБ для хранения данных на OneDrive.
• Тарифные планы. Сервис предлагает на выбор 3 основных тарифных плана – «Базовый», «Стандарт», «Премиум», в зависимости от выбранного тарифного плана стоимость обслуживания одного сотрудника будет варьироваться от 312,5 до 1250 рублей в месяц, при оформлении подписки на год.
• Безопасность данных. Microsoft Defender для конечной точки – защита аккаунта от хакерских атак. Microsoft Cloud App Security – для защиты облачной среды. Azure Active Directory для безопасной авторизации пользователей. Windows Hello – многофакторная аутентификация пользователей на основе отпечатка пальца или системы распознавания лиц вместо стандартных паролей.
• Количество пользователей, работающих одновременно. Сервис способен поддерживать видеоконференции до 10 тыс. участников.
• Юзабилити интерфейса. Хорошо знакомый интерфейс, есть много видеоуроков по изучению сервиса и повышению продуктивности работы при помощи инструментов Microsoft 365.
• Дополнительные функциональные возможности сервиса и преимущества. Майкрософт отлично играют на своих былых заслугах – а именно разработке самого популярного в мире офисного пакета программ. Пользователи быстро осваивают Microsoft 365, поскольку имеют дело с хорошо знакомыми интерфейсом и функциями.

Более детально изучить предложение Microsoft 365 можно здесь.

5

Яндекс.Диск

Перенесите в Яндекс.Диск все свои файлы и работайте с ними так, как если бы они хранились на компьютере

Тем не менее, и этот ресурс вполне можно использовать для удаленной работы. Сервис предоставляет доступ к работе с Microsoft Office Online, дает не менее 10 Гб для хранения данных (это при бесплатном пользовании сервисом), позволяет совместно редактировать документы.

Обязательно стоит упомянуть о том, что в бесплатных тарифах вас будет преследовать реклама, а загружаемый файл должен быть не более 50 Гб.

1. Совместимость с популярными форматами документов. Совместим со стандартными офисными форматами. Отлично подходит для хранения фото контента.
2. Интеграция с облачными сервисами. Нет.
3. Тарифные планы. Есть 3 основных тарифных плана для бизнеса. Бесплатный тариф предусматривает 10 Гб в хранилище на каждого сотрудника. Стоимость стандартного тарифа – 147 рублей на пользователя в месяц. В этом случае хранилище сотрудника будет расширено до 200 ГБ, ваша компания получит приоритетный доступ к сервисной и технической поддержке, а история изменения файлов будет сохраняться в течение 90 дней. Расширенный тарифный план обойдется в 500 рублей на сотрудника в месяц и расширит размер хранилища до 2 Тб.
4. Безопасность данных. Данные передаются по зашифрованным каналам, файлы на облаке сканируются антивирусом
5. Количество пользователей, работающих одновременно. Не ограничено.
6. Юзабилити интерфейса. Русскоязычная программа с интуитивно понятным интерфейсом.

Полная информация о сервисе – здесь.

6

Collabora Online

Ключевые функции — совместное редактирование и отличная поддержка формата офисных файлов

Есть базовый набор инструментов: работает с основными типами текстовых документов, презентаций и таблиц, позволяет совместно редактировать данные. К сожалению, не адаптировано для русскоязычных пользователей.

1. Совместимость с популярными форматами документов. Работает с основными типами офисных документов, хотя пользователи отмечают проблемы при работе с OOXML (docx, xlsx, pptx).
2. Интеграция с облачными сервисами. Есть интеграция с NextCloud, OwnCloud, FileCloud.
3. Тарифные планы. Есть 3 тарифных плана, в том числе и бесплатная версия. Бесплатная версия рассчитана на команду до 20 человек. Стандартный пакет обойдется в 17 евро за пользователя в год. Он рассчитан на работу команды до 99 человек, а также дает расширенные возможности использования сервисом, обеспечивает безопасность данных и сервисную поддержку. Третий тарифный план – для более крупных компаний – обсуждается в индивидуальном порядке и не имеет фиксированной цены.
4. Безопасность данных. Обещают security поддержку.
5. Количество пользователей, работающих одновременно. В стандартных тарифных планах – до 99 человек.
6. Юзабилити интерфейса. Интерфейс вполне понятен, особенно для пользователей, которые работали с LibreOffice.

Подробнее ознакомиться с сервисом и попробовать демоверсию можно на официальном сайте.

7

Zoho

Создавайте, сотрудничайте и делайте работу в команде

На западе пользуется большой популярностью, в России пока не настолько известна. Лучше всего адаптирована для среднего бизнеса, есть интеграция с почтовыми сервисами и MS. Есть опция совместной работы с документами.

1. Совместимость с популярными форматами документов. В Зохо действуют собственные форматы файлов, поэтому при загрузке своих, стандартных документов, они будут конвертироваться, и иногда с багами.
2. Интеграция с облачными сервисами – Zoho WorkDrive, DropBox, GoogleDrive.
3. Тарифные планы. Достаточно дорогой сервис: самый доступный тарифный план обойдется в 12 долларов за пользователя в месяц. Тогда как верхний потолок – 45 долларов за пользователя в месяц.
4. Безопасность данных. Работает с открытым кодом, который можно развернуть на своем сервере. Также среди мер безопасности – резервное копирование файлов, возможность отслеживать действия команды, двухфакторная аутентификация.
5. Количество пользователей, работающих одновременно. Нет ограничений по количеству пользователей.
6. Юзабилити интерфейса. Интерфейс хорошо продуман, но в нем есть свои уникальные особенности и терминология, поэтому пользователю пк потребуется время на изучение.
7. Дополнительные функциональные возможности сервиса и преимущества. Большие возможности для автоматизации бизнес-процессов, много интегрированных API.

Более детально изучить возможности сервиса можно на официальном сайте.

Сравнительная таблица

Вывод

Мы видим, что каждый из перечисленных сервисов, в целом, имеет необходимые функции для командной удаленной работы. Дальнейший выбор будет зависеть от специфики вашей деятельности, численности команды, рабочих процессов, которые вы планируете переносить в онлайн, используемых функций и приложений. И хотя в первую очередь на себя обращают внимание сервисы от культовых компаний – Google и Microsoft, – не стоит сбрасывать со счетов российский продукт – «R7-офис», который отлично адаптирован к российской сетевой инфраструктуре, интегрирован с популярными сервисами, входит в реестр отечественного ПО, и по функционалу не уступает иностранным аналогам.